Autonummerering i Microsoft Word og RoboHelp

Merk: Dette tipset er oversatt fra Tricks and Resources-sidene hos Knopf Online (www.knopf.com). Gjengitt her med vennlig tillatelse fra David Knopf.

Hvis du bruker engelsk versjon av Word, er det bedre å lese den opprinnelige engelske teksten hos Knopf Online: klikk på Tips & Resources og bla deg frem til tipset. Her finner du forresten mange nyttige tips og pekere når det gjelder RoboHelp, FrameMaker og WebWorks Publisher.

Men altså:

På grunn av en bug i Word (97 og 2000), kan det være vanskelig å nummerere lister automatisk. Nummereringsverktøyet er ikke helt pålitelig, og det er heller ikke RoboHELPs Topic Text Numbered-stil. Selv om du installerer Microsofts feilfikser (SR-1 eller SR-2) for Word 97, eller oppgraderer til Word 2000, vil du sannsynligvis få problemer ved formatering av kompliserte nummererte lister.

På grunn av disse problemene har mange RoboHELP-brukere valgt å nummerere lister "manuelt", selv om det tar lang tid og det er lett å gjøre feil. Følger du fremgangsmåten nedenfor, kan du nummerere lister automatisk i Word samtidig som du unngår Word-bugen.

Du må gjennomføre fire trinn:

Oppsettet kan virke litt komplisert, men du behøver bare å gjøre dette én gang og det er definitivt verdt innsatsen. Det kan være lurt å skrive ut denne siden slik at du har den tilgjengelig når du skal sette opp Word og RoboHelp.

Trinn 1: Lag to "Autokorrektur"-oppføringer i NORMAL.DOT

  1. Opprett et nytt Word-dokument basert på NORMAL.DOT-malen.
  2. Velg Verktøy | Alternativer.
  3. Klikk på Vis-kategorien i dialogboksen Alternativer og kryss av i feltet "Feltkoder."
  4. Klikk på OK.
  5. Velg Sett inn | Felt.
  6. I feltet nederst i dialogboksen Felt erstatter du likhetstegnet med følgende tekst:

    SEQ Trinn \r 1

  7. Klikk på OK.
  8. Trykk på Enter for å starte et nytt avsnitt.
  9. Velg Sett inn | Felt.
  10. I feltet nederst i dialogboksen Felt, erstatter du likhetstegnet med følgende tekst:

    SEQ Trinn \n

  11. Klikk på OK.
  12. Merk det første feltet du opprettet (SEQ Trinn \r 1). Pass på at du ikke merker avsnittmerket på slutten av linjen.
  13. Velg Verktøy | Autokorrektur.
  14. I feltet Erstatt skriver du:

    1)

  15. Klikk på OK.
  16. Merk det andre feltet du opprettet (SEQ Trinn \n). Pass på at du ikke merker avsnittmerket på slutten av linjen.
  17. Velg Verktøy | Autokorrektur.
  18. I feltet Erstatt skriver du:

    n)

  19. Klikk på OK.
  20. Velg Fil | Lagre for å lagre dokumentet, og gi det et eller annet navn. Klikk på Ja for å bekrefte at du vil lagre endringene i malen også. (Det er bare å slette dokumentet senere; det eneste formålet med dokumentet er å få oppdatert NORMAL.DOT-malen.)

    Merk

    Hvis du vil alltid vil bruke et punktum og en tabulator etter nummerering, skriver du inn punktumet og tabulatoren etter feltkodene og tar med disse i autokorrekturoppføringen.

Trinn 2: Lag en ny stil i ROBOHELP.DOT-malen

  1. Åpne hjelpeprosjektet i RoboHELP.
  2. Velg Format | Stil i Word.
  3. I dialogboksen Stil klikker du på Ny-knappen.
  4. Skriv et Navn for stilen du vil bruke til nummererte lister (for eksempel "Topic Text Step").

    Dette bør være en avsnittstil som ikke har automatisk nummerering, men som har et hengende innrykk og en venstretabulator i samme posisjon som det hengende innrykket. Dialogboksen Avsnitt kan se ut omtrent som dette:

    Dialogboksen Avsnitt

    Linjalen kan se ut omtrent som dette:

    Linjalen

    Merk

    (1) Nøyaktig hvilke stilinnstillinger du bør velge, avhenger av hvordan de andre elementene i hjelpeprosjektet er formatert. Eksemplet ovenfor viser bare et eksempel på formatering.
    (2) For stilen Topic Text Step kan det være en god idé å velge Topic Text Step også som "Stil for følgende avsnitt" i dialogboksen Ny stil.
    (3) Avsnittstilen ovenfor gjør at tallene i listepunktene blir venstrejustert. Det finnes en alternativ fremgangsmåte dersom du foretrekker høyrejusterte tall.

  5. Klikk på knappen Save As RTF Save As RTF-knapp på RoboHELP-verktøylinjen i Word. Klikk på Ja for å bekrefte at du vil lagre endringene i dokumentmalen også.

Trinn 3: Gjør den nye stilen tilgjengelig i hjelpeprosjektet

Før du kan opprette nummererte lister, må du gjøre den nye stilen tilgjengelig i hjelpeprosjektet. Det kan du gjøre enten ved å velge at stilene i dokumentene skal oppdateres automatisk fra ROBOHELP.DOT-malen hver gang du åpner dem, eller ved å kopiere stilen manuelt fra ROBOHELP.DOT-malen til hvert av dokumentene.

Slik oppdaterer du stilene i dokumentene automatisk:
  1. Åpne hjelpeprosjektet i RoboHELP.
  2. For hvert dokument i prosjektet:
    • Åpne dokumentet i Word.
    • Velg Verktøy | Maler og tillegg.
    • I dialogboksen "Maler og tillegg" krysser du av i feltet "Oppdater dokumentstiler automatisk."
    • Klikk på OK.
    • Klikk på knappen Save As RTF Save As RTF-knapp på RoboHELP-verktøylinjen i Word.
Slik kopierer du stilen manuelt:
  1. Åpne hjelpeprosjektet i RoboHELP.
  2. For hvert dokument i prosjektet:
    • Åpne dokumentet i Word.
    • Velg Format | Stil.
    • I dialogboksen Stil klikker du på Assistent-knappen.
    • Bruk dialogboksen Assistent for å kopiere den nye stilen fra ROBOHELP.DOT til dokumentet.

Trinn 4: Lage nummererte lister med autokorrektur og den nye stilen

Hvis du foretrekker høyrejusterte tall, leser du den alternative fremgangsmåten.

Slik lager du en nummerert liste i RoboHELP (Word):

  1. Trykk på Enter for å starte et nytt avsnitt.
  2. Bruk den nye stilen (Topic Text Step) på det nye avsnittet.
  3. Skriv 1)
  4. Trykk på Tab og skriv inn teksten i det første punktet på den nummererte listen.
  5. For hvert av de neste punktene på listen:
    • Trykk på Enter for å starte et nytt avsnitt.
    • Skriv n)
    • Trykk på Tab og skriv inn teksten i det nye punktet på listen.

Merknader

Hvis du foretrekker å høyrejusterte tallene ...

Noen foretrekker å høyrejustere tallene i nummererte lister, på denne måten:

 

 8. 
 9. 
10.

i stedet for å venstrejustere tallene, på denne måten:

 

8. 
9. 
10.

Høyrejustering av tallene krever to små endringer i fremgangsmåten som er beskrevet ovenfor. Legg merke til at høyrejusteringen bare fungerer i Word. Tallene vil ikke bli høyrejustert i den kompilerte hjelpefilen. Dette skyldes at WinHelp ikke støtter høyrejusterte tabulatorer. Du kan bruke denne alternative fremgangsmåten hvis du skal opprette et vanlig Word-dokument, men hvis du skal opprette en hjelpefil, kan du trygt ignorere denne fremgangsmåten. (Du kan høyrejustere tallene i hjelpefilen, men bare ved å bruke en tabell for å formatere alle trinnene i listen. Dette anbefales ikke.)

Endring 1

Når du definerer listestilen (f.eks. "Topic Text Step") i ROBOHELP.DOT-malen, definerer du avsnittstilen med to tabulatorer i stedet for bare én. Den første tabulatoren skal være høyrejustert; det er her du vil justere tallene. Den andre tabulatoren skal være venstrejustert i samme posisjon som det hengende innrykket. Hvis du for eksempel setter det hengende innrykket for avsnittet til 0,90 cm, setter du en høyre tabulator ved 0,80 cm (litt til venstre for det hengende innrykket) og en venstre tabulator ved 0,90 cm (samme posisjon som det hengende innrykket). Linjalen vil da se ut omtrent som dette:

Linjalen

Pass på at du lagrer disse to tabulatorene som en del av stilen du skal bruke til nummererte lister (f.eks. "Topic Text Step).

Endring 2

Slik lager du en nummerert liste i Word hvis du vil at tallene skal være høyrejustert:

  1. Trykk på Enter for å starte et nytt avsnitt.
  2. Bruk den nye stilen (Topic Text Step) på det nye avsnittet.
  3. Trykk på Tab.
  4. Skriv 1)
  5. Trykk på Tab.
  6. Skriv inn teksten i det første punktet på listen.
  7. For hvert av de neste punktene på listen:
    • Trykk på Enter for å starte et nytt avsnitt.
    • Trykk på Tab.
    • Skriv n)
    • Trykk på Tab.
    • Skriv inn teksten i det nye punktet på listen.